Description du poste

Notre Office Manager est à la recherche de son.sa stagiaire pour l’accompagner dans ses missions au quotidien mais aussi sur des projets transverses (RSE, événementiel…).

Rôle central au sein d’une startup en pleine croissance, ce stage te permettra d’être rapidement autonome et de toucher à de nombreux sujets et à être en contact avec l’ensemble des collaborateurs ainsi que nos différents prestataires et fournisseurs.

Tu auras également l’occasion de venir en support de notre HR Officer sur plusieurs missions liées à la vie des collaborateurs chez Hublo.

Tes missions principales seront :

• Assurer la gestion quotidienne du bureau de Paris
  • Identifier, analyser et résoudre les problèmes de fonctionnement et de maintenance au sein du bureau, en faisant appel à des prestataires de services si nécessaire
  • Répondre de manière réactive aux demandes des collaborateurs sur la gestion du bureau
  • Traiter avec nos différents prestataires/partenaires (ex. nettoyage, entretien des plantes, réception du bâtiment…) et s’assurer que le bureau est correctement approvisionné (goodies, café, etc…)
  • Identifier et proposer des processus pour améliorer la gestion des bureaux en faisant un benchmark des meilleures pratiques sur le marché des start-up
• Aider à diffuser la culture Hublo en interne
  • Assurer le bon fonctionnement de notre partenariat lié au sport avec Gymlib (suivi, analyse, communication, création des accès)
  • Organiser entièrement des team buildings pour les équipes
  • Participer à la création de nos newsletters internes
• Participer à l’onboarding afin d’offrir la meilleure expérience aux nouveaux arrivants
  • Gérer le petit déjeuner d’accueil et les packs de bienvenue (matériel et goodies) pour chaque nouvel entrant une fois par mois
  • Organiser des immersions pour les nouveaux collaborateurs auprès des équipes client facing
  • Création et amélioration des supports de suivi d’onboarding (onboarding boards)
• Aider à l’administratif RH
  • Organiser les visites médicales (suivi et relance)
  • Mettre en place les formations incendies et d’anglais
  • Accompagner notre HR officer sur ses projets (process d’offboarding, santé mentale, onboarding...)

Expérience souhaitée

• Tu es à la recherche d’un stage de 6 mois (césure ou fin d’études, dans le cadre d'une license, master ou diplôme d'école hôtelière) et a idéalement une première expérience dans la gestion de projet et/ou d’évènement et/ou la communication
• Tu es organisé.e et possède un bon esprit pratique
• Tu n’as pas peur de te relever les manches pour que les choses soient faites
• Tu as le sens du service et accorde de l’importance au bien-être des gens autour de toi
• Tu maîtrises l’anglais couramment, à l’écrit comme à l’oral
• Tu es à l’aise pour échanger avec de nombreuses personnes différentes et n’a pas peur de t’exprimer devant un auditoire

Ce que nous offrons 

• 🔍 Un programme d'onboarding sur-mesure pour découvrir l'organisation, les produits et les équipes de Hublo 🔍
• 💻  Environnement Macbook 
• 🥗  Carte Ticket Restaurant (Swile)
• 🤸🏼🏋🏻 L’accès à des milliers d’activités grâce à notre partenaire Gymlib
• 🏠  1 jour de télétravail par semaine
• 🤗  Une équipe dynamique, chaleureuse et internationale, ouvrant la possibilité de travailler sur différents sites (Paris, Sophia-Antipolis, Cologne)
• ☀️  Séminaire annuel d'équipe (Sologne, Alpes, Marseille, Portugal, ...)
• 🏥  Contribuer à l'amélioration du système de santé en Europe

Déroulement des entretiens  

• Un premier échange RH (30 min)
• Un entretien avec notre Office Manager (45 min/1h)
• Une étude de cas à la maison
• Une restitution du cas avec notre Office Manager (30 min) suivie d’une visite des bureaux, puis d’un entretien avec notre DRH (45 min)

Hublo est un employeur qui respecte l'égalité des chances. Nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer un environnement inclusif pour tous les employés.